Wie jedes Jahr ist zu prüfen, für welche Geschäftsunterlagen die zehn- bzw. sechsjährigen Aufbewahrungspflichten ablaufen. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz sind Lieferscheine weitgehend von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen worden. Sie endet mit dem Eingang der Rechnung.
Zu beachten ist, dass die Fristen erst mit Verzögerungen beginnen, z.B. mit der letzten Eintragung bzw. mit der Aufstellung der Gewinnermittlung. Darüber hinaus wird ein Fristablauf bis zu drei Jahren gehemmt (verzögert), wenn Unterlagen verspätet beim Finanzamt eingereicht werden und dort Fristen zur leichtfertigen Steuerverkürzung bzw. Steuerhinterziehung zu beachten sind.
Gehen wir also vom 31.12.2017 aus, dann können ohne Sorgen Unterlagen vor dem Jahre 2005 vernichtet werden (zehn Jahre + drei Hemmjahre beim Finanzamt).
Unterlagen, die vernichtet werden können:
- Abrechnungsunterlagen
- Anlagevermögensbücher
- Ausgangsrechnungen
- Bankbelege (Kontoauszüge)
- Bankbürgschaften
- Belege (Rechnungen, Quittungen, Reisekostenabrechnungen etc.)
- Darlehensunterlagen
- Depotauszüge
- Eingangsrechnungen
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Gehaltslisten
- Geschäftsbriefe (vor 2008, da sechs Jahre)
- Grundbuchauszüge
- Hypothekenbriefe
- Inventare
- Kassenberichte
- Kassenbücher
- Kassenzettel
- Kaufverträge
- Leasingverträge
- Mietunterlagen
- Pachtunterlagen
- Preislisten
- Quittungen
- Spendenbescheinigungen